Zeitfresser ade! 3 einfache Prozesse, die jedes KMU mit Power Automate automatisieren kann
Hand aufs Herz: Wie viel Zeit verbringen Sie und Ihre Mitarbeiter jede Woche mit repetitiven, manuellen Aufgaben? Das Ausfüllen von Standardformularen, das manuelle Übertragen von Daten zwischen Systemen, das Versenden von Routine-Benachrichtigungen – all das summiert sich schnell und kostet wertvolle Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt. Zudem sind manuelle Prozesse oft fehleranfällig. Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) glauben, dass Prozessautomatisierung komplex, teuer und nur etwas für Großkonzerne ist. Doch das stimmt nicht! Mit Werkzeugen wie Microsoft Power Automate, das oft schon Teil Ihres Microsoft 365 Pakets ist, können auch KMUs erstaunlich einfach und effektiv lästige Zeitfresser eliminieren.
Wir zeigen Ihnen heute drei typische Prozesse aus dem KMU-Alltag, die Sie mit Power Automate relativ einfach automatisieren können.
Was ist Microsoft Power Automate (in einfachen Worten)?
Stellen Sie sich Power Automate als einen digitalen Helfer vor, der verschiedene Programme und Dienste miteinander verbindet und Aufgaben automatisch im Hintergrund erledigt. Es funktioniert nach einer einfachen Wenn-Dann-Logik: Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt (z.B. eine neue E-Mail kommt an = der Trigger), dann führt Power Automate eine oder mehrere vordefinierte Aktionen aus (z.B. speichere den Anhang in einem bestimmten Ordner = die Aktion).
Beispiel 1: Genehmigung von Urlaubsanträgen – Digital und Transparent
Das Problem: Mitarbeiter füllen Urlaubsanträge auf Papier aus oder schicken formlose E-Mails. Der Vorgesetzte muss den Antrag manuell prüfen, gegenzeichnen, an die Personalabteilung weiterleiten, und der Mitarbeiter weiß oft nicht, wie der aktuelle Stand ist.
Die Lösung mit Power Automate:
Mitarbeiter füllt ein digitales Antragsformular aus (z.B. mit Microsoft Forms).
Das Absenden des Formulars startet automatisch einen Power Automate Flow.
Der Flow sendet eine Genehmigungsanfrage (z.B. per E-Mail oder als adaptive Karte in Microsoft Teams) an den Vorgesetzten.
Der Vorgesetzte kann direkt in der Nachricht mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.
Nach der Entscheidung informiert der Flow automatisch den Mitarbeiter und trägt den Urlaub (optional) direkt in einen Teamkalender oder eine Abwesenheitsliste (z.B. SharePoint-Liste) ein.
Die Vorteile: Deutlich schnellerer Prozess, weniger Papierkram, volle Transparenz für alle Beteiligten, weniger Rückfragen, nachvollziehbare Dokumentation.
Beispiel 2: E-Mail-Anhänge automatisch am richtigen Ort speichern
Das Problem: Wichtige Anhänge wie Eingangsrechnungen, Berichte von Partnern oder Bewerbungsunterlagen kommen per E-Mail und müssen manuell heruntergeladen, umbenannt und im richtigen Ordner im Netzwerk oder in der Cloud abgelegt werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Die Lösung mit Power Automate:
Ein Flow überwacht ein bestimmtes E-Mail-Postfach (oder einen Unterordner) auf eingehende Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen (z.B. Absenderadresse, Betreffzeile enthält "Rechnung").
Wenn eine passende E-Mail eintrifft, extrahiert der Flow automatisch den Anhang (oder die Anhänge).
Der Flow speichert den Anhang im vordefinierten Zielordner (z.B. "Eingangsrechnungen" in SharePoint oder OneDrive for Business), eventuell sogar mit einem sinnvollen Dateinamen (z.B. "Rechnung_Lieferant_Datum").
Optional kann der Flow eine Benachrichtigung an die Buchhaltung senden, dass eine neue Rechnung eingegangen ist.
Die Vorteile: Enorme Zeitersparnis, konsistente Ablage, geringere Fehlerquote, schnellere Verfügbarkeit der Dokumente für die Weiterverarbeitung.
Beispiel 3: Sofortige Benachrichtigung bei neuen Website-Anfragen/Leads
Das Problem: Ein potenzieller Kunde füllt das Kontaktformular auf Ihrer Webseite aus. Die generierte E-Mail geht im allgemeinen Posteingang unter oder wird erst Stunden später vom zuständigen Vertriebsmitarbeiter gesehen. Wertvolle Zeit für eine schnelle Reaktion geht verloren.
Die Lösung mit Power Automate:
Das Absenden des Website-Formulars löst (direkt oder über den E-Mail-Eingang) einen Flow aus.
Der Flow extrahiert die wichtigsten Informationen aus der Anfrage (Name, E-Mail, Anliegen).
Der Flow sendet sofort eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter oder einen Microsoft Teams Kanal (z.B. "Neue Leads"). Die Nachricht kann die Kerndaten der Anfrage enthalten.
Die Vorteile: Deutlich schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen, höhere Chance auf Geschäftsabschluss, keine Leads gehen verloren, verbesserter Kundenservice.
Wie starten? Voraussetzungen und erste Schritte
Die gute Nachricht: Grundlegende Funktionen von Power Automate sind in vielen gängigen Microsoft 365 Business-Plänen bereits enthalten. Für komplexere Szenarien oder die Anbindung bestimmter externer Dienste (sogenannte Premium-Konnektoren) können zusätzliche Lizenzen erforderlich sein. Microsoft stellt zudem eine Vielzahl von fertigen Vorlagen bereit, die den Einstieg erleichtern.
Lassen Sie uns Ihre Zeitfresser identifizieren und eliminieren!
Die Möglichkeiten der Automatisierung mit Power Automate sind vielfältig. Der Schlüssel liegt darin, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die am meisten Zeit kosten und am fehleranfälligsten sind.
Hier kommt Nourion ins Spiel:
Potenzial-Workshop: Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Abläufe und decken konkrete Automatisierungspotenziale auf.
Umsetzung: Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und Anpassung von Power Automate Flows – von einfachen Helfern bis zu komplexen unternehmensspezifischen Lösungen.
Fertige Module: Für bestimmte Standardprozesse bieten wir eventuell auch bereits fertige Module an.
Schulung: Wir befähigen Ihre Mitarbeiter, einfache Automatisierungen selbst zu erstellen oder bestehende zu verstehen.
Machen Sie den ersten Schritt zu mehr Effizienz! Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung unter info@nourion.de
Fazit:
Prozessautomatisierung ist kein Hexenwerk und längst auch für KMUs zugänglich und lohnenswert. Mit Microsoft Power Automate können Sie repetitive Aufgaben eliminieren, Fehler reduzieren und wertvolle Zeit für wichtigere Tätigkeiten freischaufeln. Fangen Sie klein an – identifizieren Sie Ihre größten Zeitfresser und wagen Sie den ersten Schritt. Die Effizienzgewinne werden Sie überraschen!